De l’art de mener une réunion : le TOP

L’heure est fixée, la salle est réservée, tous les participants sont prévenus. Mais comment s’assurer que la réunion produira les effets escomptés et qu’elle ne déviera pas sur des sujets « hors-périmètre » ? La réponse tient en 3 lettres : TOP.

Amusez vous à chiffrer le coût d’une réunion en multipliant le salaire horaire moyen de chaque participant par le nombre d’heures. Le résultat prouve combien cette question est primordiale ! Voici quelques réponses :

La meilleure façon de « cadrer » une réunin reste le « TOP » : Thème, Objectif, Cadre de réunion. soit donc :

• Fixer le cadre et Thème : de quoi allons-nous parler ?
• Fixer l’Objectif: Quel but doit attendre le groupe ?
• Fixer un Plan de la réunion (organisation, calendrier minutage, outils utilisés) : Le cadre et les règles.

Recadrage concernant le Thème

Lorsqu’une question est posée et qu’elle n’est pas dans le cadre de la réunion, vous pouvez utiliser la « question détournée » suivante : « Cette question a-t-elle quelque chose à voir avec le thème de notre réunion ? »
Votre participant, s’il est honnête, répondra Non ! Et vous tiendrez votre plan.

Recadrage concernant l’Objectif

De la même manière, vous pouvez recadrer une conversation ou une question en posant la question suivante : « Est-ce que cela va nous permettre d’atteindre notre objectif ? »

Pour la gestion du Plan et du temps.

Nous vous engageons en début de réunion à accorder un temps précis à chacun des poins que vous devez aborder et qui se trouvent sur votre plan. Notez le minutage et les horaires au tableau. Confiez la gestion du temps à un des participants et demandez lui de vous rappeler le temps toutes les 5 minutes.

Bien sûr, cette méthode ne vaut que si l’ordre du jour a été préalablement établi…