Filtrez vos emails … avant d’être submergés !

Toute concoure aujourd’hui à nous éloigner d’une tâche :e mails, tchats, irruptions abusives dans notre bureau, téléphone (ligne directe, adieu les secrétaires), voire portable (privé ou pro). Notre vie professionnelle est constituée de séquences courtes et psychiquement intenses. Or, pour travailler de manière productive, il est essentiel d’être concentré. Votre pire ennemi : l’ email !

40% des salariés reçoivent plus de 100 emails par jour. A raison de 3 minutes pour le traiter et d’une minute pour se remettre à votre travail, faites le calcul.

L’email comme source d’auto-satisfaction

il est essentiel de ne pas se faire submerger par les incitations par email et de varier les modes de communication : le téléphone ou l’entrevue physique sont souvent plus efficaces et moins chronophages. Où vous entrevoyez les vertus de la communication en face à face…

Et pourtant, l’email est d’abord perçu comme un mode d’échange valorisant .. pour son émetteur. Ne vous êtes-vous jamais trouvé dans la situation d’attente de la réponse à une de vos missives par mail..? L’email est aussi perçu utilisé comme un outil d’estime personnelle.

Quelques conseils

• Utilisez un bon filtre anti-spam. Selon les dernières analyses au niveau mondial 92,3% des emails circulants sont du spam. Une durée de 30 minutes par jour pour trier les spams est commune. vous n’avez pas les moyens d’un anti-spam ? Gmail est votre ami – même si vous en avez les moyens d’ailleurs, gratuité rime de moins ne moins avec mauvaise qualité -. Vous pouvez même faire suivre tous vos mails vers Gmail et utiliser GMail pour répondre à partir de votre adresse d’origine.
• Définissez votre fréquence de consultation de vos emails. 2 fois par jour me semble une fréquence honorable, surtout si vous la calez durant vos moments « creux »
• Evitez les alertes d’arrivée d’un nouveau message : rien n’est plus important que la tâche que vous êtes en train d’accomplir. L’ email est un outil de contact, non pas d’immédiateté.
• Idem pour les newsletters que vous ne lisez pas – ou pas systématiquement -. Idem pour les réseaux sociaux en tous genres – oui, je sais, vous ne consultez pas Facebook au travail
• Utilisez l’email comme un outil professionnel à vocation informative = Pas de pirvate jokes, d’échanges de bons mots ou de vannes débiles … 1 envoi = 10 retours (surtout si vous utilisez des mailing lists.
• et à l’inverse, l’e mail n’est pas un outil propice aux échanges dans la durée. Après deux aller-retours, la coupe est pleine : décrochez votre téléphone.

Ca y est : vous venez de gagner près d’une heure de travail quotidien. Bravo !

Et vous, comment gérez vous vos emails ?