Les 10 erreurs du chef de projet débutant

Le Journal du Net publie un dossier intéressant sur les 10 erreurs à ne pas commettre lorsque l’on occupe la fonction de chef de projet.

Vous y découvrirez que la gestion de projet est avant tout une aventure humaine ! Voici les principaux extraits de ce vademecum pour certains, simple piqûre de rappel pour les autres

Négliger l’esprit d’équipe

Créer un esprit d’équipe
En début de vie d’un projet, l’équipe vit un stade qu’Alain Asquin, maître de conférences à l’IAE Lyon 3 et co-auteur de « Manager un projet pour la première fois », nomme le « forming ». Les membres de l’équipe se découvrent les uns les autres. « Il faut alors faire du team-building : les personne doivent s’estimer et reconnaître la légitimité de chacun à intégrer l’équipe ».
Motiver sur la durée
C’est un point tout particulièrement sensible pour les projets de longue haleine. « Le chef de projet est aussi un communiquant. Il met à l’aise, incite aux échanges, sait prévenir les conflits et les résoudre le cas échéant », rappelle Alain Fernandez. Il ne faut pas oublier non plus de valoriser les efforts et les réussites de chacun.
Travailler ensemble
la définition du projet doit s’affiner en cours de réalisation et seuls les échanges réguliers permettent de faciliter la compréhension mutuelle », explique Alain Fernandez.

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Oublier de vendre son projet

Communiquer auprès d’un large public
Dans un premier temps, « identifiez la manière dont le projet est perçu dans l’entreprise afin d’anticiper sur les travaux d’accompagnement du changement », conseille Alain Fernandez. Prenez en compte toutes les parties prenantes : décideurs, collaborateurs directs mais aussi votre équipe
Trouver les bons arguments
Dans son ouvrage intitulé « Managez un projet avec succès », Lionel Bellanger conseille de tenir compte des intérêts et du profil psychologique de ses interlocuteurs, ainsi que de ce qu’ils pensent de vous. « Ce dernier facteur est primordial. En effet, c’est cette connaissance de vos interlocuteurs qui va vous permettre d’adapter votre discours à votre auditoire, de préparer des arguments plus convaincants et de les ordonner de la façon la plus efficace. »

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Rester cloîtré dans sa tour d’ivoire

Prendre le temps de s’imposer
Prenez le temps de faire votre place en prenant conseil auprès des plus avertis, en reconnaissant les compétences de chacun et en permettant aux différents collaborateurs de s’investir. Votre légitimité et votre autorité se développeront au fur et à mesure que vous pendrez des décisions, que vous ferez des choix et que vous réglerez les éventuels conflits.
S’assurer le soutien de sa hiérarchie
« Il est important que les rôles soient bien définis et que la hiérarchie d’origine de chacun n’empiète pas sur la bonne marche du projet », rappelle Alain Fernandez.

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Garder le nez dans son planning

Avec ses équipes
« Le planning est un guide et doit être considéré comme tel ». Dans « Managez un projet avec succès », Lionel Bellenger conseille de jalonner le déroulement du projet de réunions régulières. Ces dernières vous permettront de faire remonter des informations qualitatives et d’anticiper les problèmes ou les risques.
Vis-à-vis de sa hiérarchie
Dans votre reporting, votre hiérarchie appréciera de trouver une vision générale de l’état d’avancement du projet. Ne rentrez pas dans le détail des chiffres et préférez faire remonter quelques éléments clé : risques de blocage, besoin financier supplémentaire…

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Sous-estimer les intérêts personnels

Réaliser les enjeux de carrière
Pour dépasser les difficultés inhérentes et faire face aux imprévus, il vaut mieux disposer d’une motivation à toute épreuve. Si les objectifs de carrière et de réussite personnelle sont en phase avec les enjeux du projet, il trouvera alors l’énergie pour développer et communiquer la motivation nécessaire », analyse Alain Fernandez.
Identifier les intérêts des autres membres
« Repérez rapidement les influenceurs qui ne cherchent qu’à tirer la couverture de leur côté. Pour cela, il est important d’identifier les intérêts personnels poursuivis, puis tenter de repérer un terrain d’entente afin que chacun y trouve son compte », conseille Alain Fernandez.

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Prendre sa feuille de route pour acquise

Participer à la définition du projet
Insistez, tant que faire se peut, pour participer à la définition du projet, pour obtenir les réponses à certaines quetions, parmi lesquelles :
- Quels seront les débouchés ?
- Quels objectifs veut-on atteindre ?
- Quelle est la meilleure solution pour cela ?
- Quels moyens seront alloués ?
- Est-ce bon pour l’entreprise ? Pourra-t-elle le supporter en termes d’investissement financier et humain ? Quel est le retour sur investissement attendu ?
- Quels seront les rôles et responsabilités des différents services participants ?
Clarifier tous les points clés du projet
Une étude approfondie doit être menée pour préciser concrètement tous les détails qui découlent des choix stratégiques réalisés précédemment. Il en ressort un cahier des charges qui représente le contrat qui vous lie à votre hiérarchie. Dans tous les cas, demandez une lettre de mission formalisée et étudiez scrupuleusement ce document.

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Réunir une brochette d’experts

Prendre en compte l’esprit d’équipe
« Si la compétence est bien sûr incontournable, elle n’est pas suffisante. La capacité à travailler en équipe est toute aussi importante » rappelle Alain Fernandez. La capacité à travailler en équipe, c’est à dire ne pas être obsédé par la reconnaissance individuelle et savoir écouter les autres, critiques comprises, est toute aussi importante. »
Faire preuve de professionnalisme
L’intérêt de l’entreprise prime sur celui de votre projet. Il ne s’agit pas de déstabiliser un service en voulant à tout prix s’accaparer les meilleurs éléments.

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Utiliser un tableau de bord mal conçu

Ne pas négliger le rôle de l’outil
« Un tableau de bord sert à piloter et pas seulement à constater », rappelle Alain Fernandez. Il doit également vous permettre d’identifier et de suivre les facteurs d’échecs et de succès grâce à une analyse des risques.
Construire de bons indicateurs
Pour cela, reprenez la liste des objectifs à remplir et déclinez plusieurs indicateurs pour chaque objectif. Si vous avez la liberté de choisir les indicateurs, faites valider votre choix par les personnes réceptrices de votre reporting. Sa lecture doit déclencher une réaction : bon, pas bon, alertant, inquiétant…

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Se jeter dans l’action sans prendre de recul

Le projet n’est pas gravé dans le marbre
« Le chef de projet doit savoir identifier les risques potentiels pour mieux les anticiper », rappelle Alain Fernandez. Pour cela, il est nécessaire de réussir à prendre du recul par rapport à l’enchainement des événements. »
S’organiser des plages de réflexionil faut adopter une gestion rigoureuse du temps et s’imposer systématiquement des instants de repli et de réflexion un peu plus globale. Il est également nécessaire d’établir une relation de confiance avec les équipes à l’œuvre afin de faire remonter l’information efficacement et sans faux-semblants.

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Changer de cap au fil du temps

Garder le cap
Celui-ci doit rester exceptionnel sans quoi votre crédibilité en sera affectée
Mobiliser les acteurs
Si vous changez de cap (trop) souvent, vous allez déstabiliser vos équipes et rajouter du stress à vos équipes, souvent très investies elles aussi dans le projet.